Le reçu pour solde de tout compte est un document permettant à chaque partie, employeur et salarié, de justifier que sa situation est en règle vis-à-vis de l’autre partie. Il revient à l’employeur d’établir le document et de le soumettre au salarié pour signature. Si le salarié est illettré, il doit être contresigné par l’agent chargé de l’inspection du travail.



Voulue ou non, la séparation entre un salarié et son employeur doit suivre une procédure particulière. Légalement, cette séparation est scellée par  le solde de tout compte. Le problème est qu’il peut arriver des cas où le STC d’un salarié est négatif. Dans d’autres cas, un salarié peut refuser de respecter le délai de préavis après avoir déposé sa démission. Il peut aussi disparaître sans donner signe de vie, etc.

Quelle est l’importance de ce document ? Quoi faire et comment le faire pour qu’il respecte la légalité ? De par son expertise dans le domaine des organisations et capital humain, rémunérations et recrutement entre autres, Bouchaïb Serhani, DG du cabinet Gesper Services, a eu à rencontrer différentes situations révélatrices des conflits que peut générer un STC mal conçu. Il explique dans cette interview l’importance de ce document et toutes les précautions à prendre.

De par votre longue expérience dans le domaine de la gestion des relations humaines, vous avez toujours été confronté à ce type de problèmes. Pour commencer, que recouvre un solde de tout compte ?

Je commence par la définition du compte au sein d’une entreprise. Celui-ci est matérialisé principalement par le dossier individuel de chaque salarié. Dans ce dossier nous trouvons tout ce qui concerne le salarié, son identité et sa situation familiale, sa formation, sa fonction, son salaire et les diverses modifications de celui-ci, l’historique des prêts internes, tout ce qui concerne les absences et bien d’autres choses. Ce dossier peut être sur support papier ou sous forme de fichier informatisé.

Pour mieux clarifier cette définition, je prends l’exemple d’une banque. Un client de celle-ci dispose d’un compte matérialisé par son identité, l’importance en numéraire de ce compte ainsi que toutes informations relatives au titulaire dudit compte. Le jour où un titulaire de compte bancaire voudra le «fermer», il s’adresse à sa banque pour demander de solder son compte. En clair, il dit vouloir le clore en respectant, bien entendu, les procédures de sa banque.

Comme pour la banque, un salarié peut se trouver en situation de clôture de son compte entreprise, ce qui signifie qu’il souhaite voir sa hiérarchie lui communiquer les conditions, c’est-à-dire tous ses droits, comme le solde des congés, le remboursement d’un prêt interne en cours, le salaire, etc.

Voila en gros ce qu’est un solde de tout compte. C’est de solder toutes les rubriques contenues dans le dossier individuel qui représente en théorie un compte entreprise.

Quelle est son utilité ?

Le solde de tout compte est un document qui permet à chaque partie, employeur et salarié, de justifier que sa situation est en règle vis-à-vis de l’autre partie, puisque ce document est signé d’un côté par le salarié qui reçoit en contrepartie de la part de l’employeur un certificat de travail dès qu’il est en possession dudit solde de tout compte.

En général, est-ce que tous les salariés connaissent l’existence du solde de tout compte ?

Pas du tout. Si vous procéderiez à un sondage, vous constateriez que près de 30 à 40% des salariés ignorent l’existence de ce document.

Qui procède à l’établissement d’un solde de tout compte ?

Excellente question. Le code du travail dit, dans son article 73, que le reçu pour solde de tout compte est le reçu délivré par le salarié à l’employeur à la cessation du contrat, pour quelque cause que ce soit, pour s’acquitter de tout paiement envers lui.

Cette définition laisse supposer que c’est le salarié qui établit ce solde de tout compte et remet un reçu à son employeur. Sachant que le salarié est incapable d’établir ce solde de tout compte, il revient à l’employeur, à travers son service paie, de l’établir et le soumettre au salarié pour signature.

Comment doit-on le présenter : forme, contenu… ?

Le contenu d’un solde de tout compte est identique dans sa majeure partie à celui d’un bulletin de salaire délivré habituellement chaque mois par l’entreprise aux salariés, avec en plus la rémunération du solde des congés annuels si ce solde est positif.

Sur sa partie haute du document on trouve l’identité et l’adresse du salarié qui déclare que la société Z, son employeur avec son adresse, lui a remis à titre de solde de tout compte, conformément aux dispositions de la section VII, articles 72, 73 et 74 de la loi n° 65 – 99 formant le code du travail, la somme de:
X DH détaillée.

Sur sa partie centrale, il y a un tableau détaillant ce solde de tout compte avec les montants bruts et les retenues correspondantes suivies des montants non soumis à cotisations ou à impôts éventuellement.

Après ce tableau figurent des données qui rappellent les reconnaissances du salarié et informations servant aux deux parties.

La particularité d’un solde de tout compte est qu’il est le seul document où l’on peut trouver une ligne représentant la rémunération du solde de congés annuels non pris sous forme d’ICCP, soit Indemnité compensatrice de congés payés. C’est le seul cas où les congés payés annuels sont remplacés par une contrepartie en numéraire. En d’autres termes, les congés annuels non pris doivent être payés par l’employeur. C’est obligatoire !

Est-ce que ce document suffit au salarié pour prouver qu’il est en règle vis-à-vis de son ex-employeur et qu’il peut s’en servir pour une future embauche ?

Par principe non. Il ne peut être suffisant car seul le salarié est signataire de ce document. C’est le certificat de travail qui sera exigé.

Vous avez dit plus haut qu’il y a des éléments qui doivent obligatoirement y figurer. Lesquels ?

Oui et c’est une question pertinente car l’absence de certaines informations vide ce document de sa substance. Il devient donc nul en tant que solde de tout compte pour devenir un simple reçu.

Sur ce solde de tout compte doit figurer la reconnaissance par le salarié comme quoi il avait été informé que le délai légal de forclusion qui lui est accordé par la loi est de soixante jours (60) à compter de la date de sa signature. L’absence de cette information est interprétée comme un vice de procédure.

Ce délai de forclusion donne au salarié le pouvoir de le récuser malgré qu’il l’ait signé.

En plus des informations déjà mentionnées, d’autres doivent être indiquées sous peine de nullité comme le fait que :

– le reçu pour solde de tout compte est établi en double exemplaire dont l’un est remis au salarié ;

– la signature du salarié portée sur le reçu doit être précédée de la mention “Lu et approuvé”.

Si le salarié est illettré, le “reçu pour solde de tout compte” doit être contresigné par l’agent chargé de l’inspection de travail dans le cadre de son implication dans le cas de la conciliation prévue à l’article 532 du code du travail.

Vous rencontrerez autant de modèles que d’entreprises. Mais en analysant finement le contenu, vous remarquerez que l’essentiel des exigences légales est respecté.

Vous dites que vos abonnés à la hotline GRH vous sollicitent pour des conseils sur le traitement d’un STC négatif. Dans quels cas cette situation peut-elle être rencontrées ?

Un solde de tout compte doit avoir toujours un net à payer positif ou au minimum nul. Les seuls cas où ce net à payer risque d’être négatif tout en rendant le STC non valable sont au nombre de trois.

Le premier, le montant du net à payer des salaires dus ne suffit pas à rembourser le solde d’un prêt interne non totalement remboursé ;

Le deuxième est une situation ou le solde des congés est négatif car les congés pris sont supérieurs au droit pour la période, solde non couvert entièrement par les divers montants positifs de ce STC comme le salaire pour la période et les diverses primes.

Troisième cas, le salarié démissionnaire ne veut pas réaliser le délai de préavis et le montant des diverses rubriques positives du STC ne suffisent pas pour compenser la rémunération de ce délai au profit de l’employeur, le tout compliqué par le refus du salarié de remettre un chèque correspondant à l’indemnité de ce délai de préavis.

Que peut faire l’employeur dans ce cas de figure ?

Nous avions par le passé rencontré deux cas de figure où l’employeur passe l’éponge sur les sommes restant dues par le salarié et dans d’autres cas où l’employeur refuse de remettre le certificat de travail tant que la dette n’est pas recouvrée.

Cela peut être un handicap pour le salarié ?

Oui, cela serait handicapant pour le salarié si les entreprises appliquaient la loi (code du travail) à la lettre.

Par principe, toute entreprise qui veut recruter quelqu’un d’expérimenté, et donc ayant déjà travaillé, doit exiger à cette occasion, comme je l’ai souligné tout à l’heure, la fourniture par le candidat d’un certificat de travail, seul document qui atteste que ledit candidat est libre de tout engagement et à défaut de ce document l’embauche ne peut avoir lieu.

Vous insistez sur le certificat de travail. Est-ce si important ?

Absolument ! C’est le seul document qui permet au salarié de prouver qu’il est libre de tout engagement, malgré la disponibilité du solde de tout compte, vis-à-vis de son ancien employeur.

Y a-t-il d’autres précautions que vous pourrez conseiller à nos lecteurs ?

Je me limiterais à la procédure.

Si le salarié veut dénoncer le reçu de solde de tout compte, il doit le faire dans les soixante jours, soit par lettre recommandée avec accusé de réception adressée à l’employeur, soit par une assignation devant le tribunal.

Cette dénonciation n’est valable qu’à condition de préciser les divers droits dont il entend se prévaloir. Pourquoi ? Parce que dans la pratique c’est l’employeur qui lui prépare son STC et donc la confiance a des limites. Les soixante jours permettent au salarié de faire vérifier la conformité du traitement de son STC, ce qui peut lui permettre de découvrir une quelconque anomalie.

Second point, le reçu pour solde de tout compte régulièrement dénoncé, ou à l’égard duquel la forclusion ne peut jouer, n’a que la valeur d’un simple reçu des sommes qui y figurent.

Y a-t-il des cas où le solde de tout compte ne peut avoir lieu?

Oui. C’est le cas où le salarié disparaît de la circulation pour ne plus donner signe de vie. Dans ce cas, l’employeur ne fera rien et attendra que le salarié défaillant réapparaisse.

Source: lavieeco.com